Introduzione di Microsoft 365 presso la componente di milizia: collaborazione ancora più efficiente
L’introduzione di Microsoft 365 (M365) per la componente di milizia consente di lavorare in modo più efficiente e moderno nonché di comunicare più facilmente tra i membri del team. Il progetto, avviato nel 2022, si concluderà alla fine del 2024. In totale sono stati formati 990 comandanti e superuser, che in futuro saranno in grado di assistere circa 9000 militari nelle questioni relative a M365.
Con l’introduzione di M365, l’Esercito svizzero punta su un modo di lavorare agile e interconnesso che tiene conto delle esigenze di flessibilità dei militari di milizia. Il gruppo target, costituito ad esempio dai comandanti di formazioni, spesso lavora con dispositivi mobili privati come laptop o tablet. Gli apparecchi dell’esercito vengono utilizzati quasi solo durante i corsi di ripetizione. «Per questo motivo il nostro gruppo target deve poter accedere a una piattaforma sicura e standardizzata da qualsiasi luogo per svolgere i propri compiti in modo efficiente», spiega il capoprogetto Marc Roth. Grazie a M365, i militari di milizia possono elaborare i documenti in modo efficiente come team, suddividere i compiti con maggiore semplicità, pianificare appuntamenti e condurre sondaggi in modo rapido. A tal fine la piattaforma Teams riveste un ruolo fondamentale: «Teams è come un «ragno che tesse la tela» e sostiene la collaborazione nelle formazioni. Ad esempio numerosi rapporti sul posto, dispendiosi in termini di tempo, sono già stati sostituiti da riunioni online», afferma Marc Roth.
Il successo dei corsi di formazione
L’introduzione di M365 è iniziata nel 2022; gli ultimi corsi di formazione termineranno a settembre 2024 e il progetto sarà completato alla fine dell’anno. In totale sono stati direttamente formati 990 mil, di cui 550 comandanti. Questi ultimi hanno seguito un corso di formazione online di due ore, i superuser un corso di un giorno in presenza. Tutti i corsi di formazione sono stati tenuti in tedesco e francese. I riscontri sono stati positivi. «Abbiamo ricevuto un punteggio di 4,3 su una scala da 1 a 5», afferma Roth. Il successo si basa sul desiderio dei militari di milizia di trovare soluzioni moderne nonché sulle loro conoscenze pregresse nel settore privato.
Il ruolo di supporto dei superuser
Tutti i superuser dispongono di diritti di amministratore e possono creare account, supportando circa 9000 militari di milizia nel loro lavoro con M365. Una piattaforma per la community promuove lo scambio tra i superuser. Gli utenti che vogliono saperne di più su M365 possono utilizzare la piattaforma di allenamento integrata.
Ulteriori progetti pilota
Parallelamente all’introduzione di M365, in due battaglioni sono in corso progetti pilota in cui sono stati integrati alcuni processi della Base logistica dell’esercito (BLEs). Finora gli ordini di materiale venivano spesso effettuati a mano, utilizzando lunghi elenchi in formato PDF; adesso in M365 si utilizzano file Excel, accessibili a tutte le persone coinvolte nel processo, con un risparmio in termini di tempo e di errori.
La necessità di un cambiamento culturale
Il team di progetto, composto da tre collaboratori interni e da cinque esterni, ha puntato fin dall’inizio su un approccio agile. Ad esempio, i corsi di formazione sono stati regolarmente adattati e sviluppati per rispondere alle esigenze dei partecipanti. Ciò ha permesso di integrare nel progetto i feedback degli utenti.
«L’introduzione di M365 nella componente di milizia non significa solo impiegare le nuove tecnologie, ma supportare anche il cambiamento culturale nella cooperazione in linea con la Visione 2030», sottolinea Marc Roth. Con M365, il lavoro nella componente di milizia cambierà in modo significativo: più scambi e una collaborazione più semplice sgraveranno i militari di milizia, aggiunge il capoprogetto, sottolineando che ognuno deciderà per sé in che misura e in che casi utilizzare M365.
«Abbiamo ricevuto un’introduzione efficace e mirata a M365 per la componente di milizia»
L’aiutante di stato maggiore Thomas Engler ha seguito l’introduzione a Microsoft 365 (M365) nel battaglione di fanteria 61 in qualità di superuser. Gli abbiamo chiesto di raccontare le sue esperienze.
Signor Engler, com’è stata per lei l’introduzione a M365?
Abbiamo ricevuto un’introduzione efficace e mirata a M365 per la componente di milizia. Questioni importanti come il processo di onboarding e la differenziazione dai sistemi esistenti sono state spiegate in modo trasparente. Anche dopo i corsi di formazione, il team di superuser M365 continua a offrire opportunità di confronto.
Quali insegnamenti ha tratto dai corsi di formazione?
Tutti i mil, compresi i nuovi arrivati, devono essere rapidamente integrati e controllati. I dati del MIL Client «Share» vengono migrati in MS Teams, accompagnati da una spiegazione della struttura dei dati. Il passaggio a M365 e le aspettative sono comunicati con chiarezza, dapprima anche con promemoria attraverso i canali utilizzati in precedenza, come Threema o le e-mail.
Com’è cambiato il suo modo di lavorare grazie a M365?
Ora possiamo utilizzare apparecchi di lavoro privati per le nostre mansioni, il che ci permette di lavorare in modo più efficiente, soprattutto nelle attività prima del servizio. Anche le novità tecniche, come la collaborazione e la creazione condivisa di documenti, sono molto utili.
Introduzione di M365 in seno all’Amministrazione federale
Microsoft 365 sarà introdotto in tutta l’Amministrazione federale entro la fine del 2025. Il processo è in corso già dalla metà del 2023 ed è di competenza del settore Trasformazione digitale e governance delle TIC (TDT) della Cancelleria federale. L’Aggruppamento Difesa sta attualmente organizzando i preparativi con un apposito team di progetto.