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In congedo con un clic

Da inizio marzo la maggior parte degli ordini di marcia è dotata anche di un codice QR con cui i militari accedono a un'applicazione web che permette di inoltrare le loro domande di congedo in modo rapido e semplice. Questa soluzione digitale consente di risparmiare tempo e risorse e riduce l'onere dei comandanti nell'ambito della gestione del personale e dei compiti prima del servizio.

16.08.2021 | Comunicazione Comando Istruzione, Michael Senn

©VBS/DDPS, Gino Knöpfel

Da inizio marzo a metà luglio sono stati inviati circa 60 000 ordini di marcia con il nuovo codice QR, che si trova sul retro, nella metà inferiore, ed è corredato di una breve guida. Quando si scansiona il codice QR si viene rimandati alla pagina www.domande-congedo.ch. Più di 3500 militari di circa 800 formazioni hanno finora approfittato di quest'opportunità. I metadati dei militari (grado, nome, cognome, numero d'assicurato e unità competente) sono già riportati in forma criptata nel codice QR. I militari devono solo confermare i dati e creare un login.

Risparmio di tempo per i comandanti

Per i comandanti l'applicazione rappresenta una riduzione dell'onere amministrativo: il sistema consente loro infatti di consultare tutte le domande di congedo ricevute nella panoramica (dashboard). È inoltre possibile prendere visione del numero complessivo di domande e suddividerle in ricevute, elaborate, aperte, accettate o respinte. Ciò che fa risparmiare considerevolmente del tempo è la facilità con cui si possono esportare i dati dall'applicazione web e successivamente importarli in MIL Office, il software per il personale, la contabilità e la pianificazione dell'esercito. Finora era necessario inserire manualmente i dati delle domande di congedo nel sistema: ciò comportava un notevole dispendio di tempo e il rischio di commettere errori.

Lancio andato a buon fine

Prima della sua messa in funzione l'applicazione è stata testata in modo approfondito, coinvolgendo anche la truppa: in questo modo non è stato solo possibile eliminare molte carenze, ma anche tenere conto di determinate esigenze e proposte di miglioramento dei comandanti e integrarle nel sistema. Il lancio a inizio marzo si è svolto pressoché senza problemi. L'hotline del Personale dell'esercito (responsabile dell’applicazione), visibile all'interno dell'applicazione, può tornare utile in caso di login bloccati o altri problemi tecnici.

Crescente digitalizzazione

I riscontri ricevuti finora sono del tutto positivi: la facilità d'uso e il design moderno sono particolarmente apprezzati. L'applicazione rappresenta un elemento importante che anticipa una futura soluzione interattiva in grado di semplificare i processi amministrativi tra la milizia e l'amministrazione militare (Confederazione, cantoni, truppa). Può essere quindi considerata come un successo parziale sulla strada della digitalizzazione dell'esercito, proprio perché pone in primo piano la truppa e le relative esigenze: solo così la digitalizzazione ha senso.