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Logistica dell’hardware IT in tempi di coronavirus

La scorsa primavera, durante il lockdown, ai collaboratori del DDPS è stato raccomandato di lavorare il più possibile da casa. Per il Maintenance and Repair Center della Base d’aiuto alla condotta, competente per una fornitura senza intoppi dell’hardware IT della Difesa, il passaggio all’home office è stato un banco di prova.

27.01.2021 | Comunicazione Difesa, Kristelle Plüss e Anna Muser

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Durante il lockdown, in caso di problemi urgenti l’MRSC ha effettuato anche consegne a domicilio e ha offerto supporto sul posto. © VBS/DDPS, Sina Guntern

La situazione straordinaria della scorsa primavera ha preso alla sprovvista anche il Maintenance and Repair Center (MRC). A seguito della raccomandazione di lavorare da casa, il MRC ha ricevuto un numero nettamente superiore di richieste di apparecchi IT quali cuffie, computer portatili e apparecchi per teleconferenze. Per poter agire in modo rapido ed efficace, il MRC ha persino effettuato consegne a domicilio e fornito un servizio di assistenza sul posto da parte degli user supporter.

Efficienti grazie ad adeguamenti

Per continuare a fornire le sue prestazioni, durante qualche settimana l’esercizio è passato dal normale ritmo giornaliero a un regime di mezze giornate. Questo significa che, per metà giornata, il primo gruppo si occupava delle restituzioni e delle ordinazioni dei clienti e il secondo gruppo della spedizione e della manutenzione. In tal modo è stato possibile effettuare un maggior numero di ore di presenza per i lavori che il team dell’MRC non poteva svolgere in modalità di home office. Inoltre, per proteggere i collaboratori, è stata adeguata la circolazione delle persone in seno al MRC: durante il lockdown, per esempio, ai collaboratori esterni e ai partner non era consentito accedere all’azienda.

All’inizio la comunicazione e il coordinamento tra i due gruppi rappresentava una sfida. I membri dei team hanno dovuto abituarsi in breve tempo a due diversi ritmi lavorativi mantenendo anche un chiaro trasferimento delle conoscenze. Theodor Müller, capo del Maintenance Repair and Support Center (MRSC), è molto soddisfatto della rapida capacità di adattamento dei suoi collaboratori. «Abbiamo constatato un’elevata resilienza nel team e ci ha fatto piacere che la comunicazione tra i due gruppi abbia funzionato così bene», afferma Müller.

Prova superata

A seguito delle numerose richieste, all’inizio del lockdown il livello delle scorte è diminuito molto rapidamente. Al momento dell’ordinazione di ulteriori forniture, al team dell’MRC sono state segnalate sempre più spesso difficoltà di rifornimento, poiché anche altri magazzini in Europa erano vuoti. Quale misura immediata, per un determinato periodo non sono stati più messi a disposizione alcuni apparecchi. «In tal modo siamo riusciti a creare una riserva e a definire opportune priorità in caso di richieste», dichiara Theodor Müller. Con l’impiego dell’MRC, la Base d’aiuto alla condotta ha dimostrato che anche in tempi di crisi affronta le sfide continuando a fornire prestazioni.

Misure dell’MRC

In marzo il team dell’MRC, compresa la direzione, ha dovuto suddividersi in due gruppi di lavoro autonomi, che si sono alternati a cadenza settimanale nel turno del mattino e in quello del pomeriggio. L’obiettivo era quello di evitare i contagi tra i due gruppi e, in caso di contagio di uno di essi, di assicurare lo svolgimento degli affari quotidiani con l’impiego del secondo gruppo. Anche durante la crisi, infatti, era necessario garantire il confezionamento, la spedizione, la presa in consegna e la manutenzione di tutte le apparecchiature informatiche.

Capacità anche in casi straordinari

Durante la seconda ondata di coronavirus è stato svolto un impiego speciale per il comandante delle Forze aeree. Una sera la sua Smartcard è stata bloccata per un guasto tecnico. Due membri dell’MRSC si sono quindi recati presso l’aerodromo militare di Alpnach per risolvere rapidamente il problema. Mentre cercavano una soluzione al problema iniziale, si è verificato un guasto al disco rigido dell’apparecchio sostitutivo. Di conseguenza, sempre la stessa sera, è stato necessario recapitare a casa del comandante delle Forze aeree un secondo apparecchio sostitutivo. L’impiego dell’MRSC per la risoluzione di quest’emergenza è durato circa cinque ore e il team ha ricevuto un feedback estremamente positivo anche dal comandante delle Forze aeree.