Collaborazione e efficacia: istruzione per superuser di milizia riguardante l’amministrazione CR
Collaborazione e efficacia: istruzione per superuser di milizia riguardante l’amministrazione CR. Da metà 2023 650 comandanti e 400 superuser vengono istruiti all’utilizzo di Microsoft 365. Imparano a utilizzare il tool di collaborazione in modo efficace per la pianificazione amministrativa e l’esecuzione dei loro CR. I quadri di milizia devono potere ridurre in modo significativo i loro oneri fuori del servizio.
Finora numerosi elenchi Excel, testi word ed e-mail si ammucchiavano presso i comandanti e i loro stati maggiori, allorquando si trattava di svolgere la preparazione amministrativa e l’esecuzione dei CR. Dal concetto logistico riguardante il picasso settimanale fino alla pianificazione dell’occupazione e molto altro ancora, la gestione di mandati per diverse centinaia di militari appartenenti a battaglioni, unità o divisioni gruppi comportava un’ingente mole di lavoro redazionale fuori del servizio. In particolare lo scambio di dati e la gestione comune di documenti erano diventati snervanti e dispendiosi in termini di tempo, proprio per i quadri di milizia che sono molto sollecitati anche sul piano professionale.
Tutto su una piattaforma
In futuro l’onere per la preparazione amministrativa e l’esecuzione dei CR deve diminuire drasticamente. I mandati rimangono senz’altro impegnativi, ma in futuro saranno gestiti tramite Microsoft 365. Il programma può essere impiegato in tutti i dispositivi privati e militari e permette una collaborazione moderna, chiara e efficiente. Con la visione lanciata nel 2020 il Comando dell’esercito ha stabilito che il potenziale derivante dalla digitalizzazione debba essere sfruttato anche per l’interazione con la truppa. Nel 2022 si è deciso di mettere a disposizione della truppa il Microsoft 365. A tale scopo da fine 2021 a metà 2023 presso una brigata di aiuto alla condotta e un gruppo delle Forze aeree hanno avuto luogo prove presso la truppa, che hanno confermato un ingente sgravio degli oneri amministrativi.
Istruzione per un gruppo eterogeneo
«Durante le prove pilota i partecipanti ci hanno chiesto di lasciare loro la licenza per il Microsoft 365», spiega Theresa Hammer, «visto che l’onere fuori del servizio viene notevolmente ridotto». È una delle due insegnanti di isolutions AG, partner per la digitalizzazione dell’esercito nell’ambito del progetto, ed è soddisfatta per la franchezza e l’entusiasmo degli utenti in uniforme. Le sfide dell’istruzione sono molteplici. È innanzitutto necessario portare un gruppo eterogeneo di utenti esperti sul piano professionale a un livello omogeneo con coloro per i quali l’utilizzo del Microsoft 365 nell’ambito del corso rappresenta una novità. Gli utenti imparano non soltanto una comunicazione adeguata, ma familiarizzano anche con il pianificatore per la gestione dei compiti del CR e dei documenti. Hanno parimenti a loro disposizione applicazioni specifiche all’esercito.
Marie Terrana, la seconda insegnante, sottolinea: «La disciplina dell’archiviazione è fondamentale ed è centrale proprio per una piattaforma di collaborazione». Paragona l’allestimento di canali individuali con l’arredamento di alloggi e crea in tal modo il collegamento tra teoria e pratica.
Per il capoprogetto dell’esercito il rapido svolgimento dell’istruzione riveste un ruolo centrale. «Finora ne abbiamo raggiunti circa il 65%. Contrariamente ai superuser istruiamo i comandanti da remoto con un programma breve». A fine 2024 tutti gli utenti dovranno essere istruiti e in tal modo saranno in grado di svolgere le loro attività amministrative CR fuori del servizio in modo più efficiente, più coordinato e tramite account e apparecchi privati.
