Introduction de Microsoft 365 au sein de l’armée de milice : pour une collaboration plus efficace
L’introduction de Microsoft 365 (M365) au sein de l’armée de milice permet de travailler de manière plus efficace et selon des méthodes modernes et de faciliter les échanges entre les membres de l’équipe. Ce projet, lancé en 2022, se terminera fin 2024. Au total, 990 commandants et superutilisateurs ont été formés et pourront assister quelque 9000 militaires de milice pour toutes questions concernant M365.
En introduisant M365, l’Armée suisse mise sur des méthodes de travail agiles et en réseau, qui tiennent compte des exigences variables des militaires de milice. Le groupe cible, qui est notamment constitué de commandants de formations, travaille souvent avec des appareils mobiles privés, par exemple des ordinateurs portables ou des tablettes. Les appareils de l’armée sont utilisés presque exclusivement pendant les cours de répétition. « C’est pourquoi notre groupe cible doit pouvoir accéder partout à une plateforme sécurisée et standardisée afin d’effectuer ses tâches de manière efficace », explique Marc Roth, le chef de projet. Grâce à M365, les militaires de milice peuvent collaborer efficacement pour traiter des documents, répartir plus facilement les tâches, planifier des rendez-vous et réaliser rapidement des enquêtes. La plateforme Teams est par conséquent essentielle : « Teams est l’araignée dans la toile ; elle permet aux formations de travailler en équipe. Par exemple, de nombreux rapports chronophages qui étaient communiqués en présentiel ont déjà pu être remplacés par des séances en ligne », explique Marc Roth.
Des formations réussies
L’introduction de M365 a commencé en 2022. Les dernières formations seront données en septembre 2024 et le projet sera terminé en fin d’année. Au total, 990 militaires ont été formés, parmi lesquels 500 commandants. Ces derniers ont reçu une formation en ligne de deux heures ; les superutilisateurs ont suivi quant à eux un cours d’une journée en présentiel. Toutes les formations ont été dispensées en français et en allemand. Les retours ont été positifs : « Nous avons obtenu une note de 4,3 sur une échelle de 1 à 5 », a déclaré Marc Roth. Le succès repose sur le désir des militaires de milice de trouver des solutions modernes et sur leurs connaissances préalables de l’économie privée.
Appui des superutilisateurs
Tous les superutilisateurs possèdent des droits d’administrateur et peuvent par conséquent ouvrir des comptes. Ils peuvent ainsi assister environ 9000 militaires de milice qui travaillent avec M365. Une plateforme destinée à la communauté des superutilisateurs est également mise à leur disposition pour favoriser les échanges entre eux. Quant aux utilisateurs qui souhaitent en apprendre davantage sur M365, ils peuvent utiliser la plateforme d’entraînement intégrée.
Autres projets pilotes
Parallèlement à l’introduction de M365, des projets pilotes sont menés dans deux bataillons, dans lesquels des processus de la Base logistique de l’armée (BLA) ont été intégrés. Jusqu’à présent, les commandes de matériel étaient en général effectuées manuellement au moyen de longues listes sur des fichiers PDF. Désormais, M365 permet de rendre accessibles à tous les participants les fichiers Excel utilisés pour les commandes, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d’erreurs.
Changement de culture nécessaire
L’équipe de projet, composée de trois collaborateurs internes et de cinq collaborateurs externes, a misé dès le départ sur une approche agile. Par exemple, le contenu des formations a été régulièrement remanié et amélioré pour répondre aux besoins des participants. Les retours des utilisateurs ont ainsi pu être pris en compte dans le projet.
« L’introduction de M365 au sein de l’armée de milice n’implique pas seulement d’utiliser une nouvelle technologie, mais soutient également le changement de culture vers davantage de collaboration, ce qui correspond tout à fait à la Vision 2030 », souligne Marc Roth. Ce dernier ajoute que M365 va considérablement faciliter le travail des militaires de milice, car les échanges seront plus nombreux et rendront la collaboration plus aisée. Il précise que chaque militaire détermine lui-même à quelle fréquence et pour quels cas d’application il souhaite utiliser M365.
« L’introduction de M365 au sein de l’armée de milice a été efficace et ciblé. »
C’est en tant que superutilisateur que l’adjudant d’état-major Thomas Engler a contribué à l’introduction de Microsoft 365 (M365) au sein du bataillon d’infanterie 61. Il partage avec nous son expérience.
M. Engler, comment avez-vous vécu l’introduction de M365 ?
L’introduction de M365 au sein de l’armée de milice a été efficace et ciblé. Le processus d’intégration, la séparation entre M365 et les systèmes existants ainsi que d’autres sujets importants ont été abordés de façon transparente. Même après la formation, l’équipe des superutilisateurs de M365 reste à disposition pour toute question.
Quels enseignements avez-vous tirés des formations données ?
Tous les militaires, y compris les nouveaux arrivés, doivent rapidement suivre le processus d’intégration et être intégrés au système et soumis à un contrôle. Les données contenues dans le dossier de partage Mil-Client sont migrées vers MS Teams et leur agencement est explicité. Le passage à M365 et les attentes à ce sujet font l’objet d’une communication claire, au début notamment grâce à des rappels envoyés par les canaux habituels comme Threema ou les courriels.
En quoi M365 a-t-il changé votre façon de travailler ?
Nous pouvons désormais utiliser des outils de travail privés, ce qui permet de gagner en efficacité, surtout pour les activités prémilitaires. Les nouveautés techniques, comme le fait de pouvoir travailler à plusieurs sur des documents, sont également très utiles.
Introduction de M365 dans l’administration fédérale
M365 sera introduit dans toute l’administration fédérale d’ici fin 2025. Le processus est déjà en cours depuis juin 2023 et placé sous la responsabilité du secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique (secteur TNI) de la Chancellerie fédérale.