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Per Mausklick in den Urlaub

Seit Anfang März wird die grosse Mehrheit der Marschbefehle mit einem zusätzlichen QR-Code versehen. Dieser führt auf eine Webapplikation, auf der die Angehörigen der Armee schnell und unkompliziert ihre Urlaubsgesuche einreichen können. Diese digitale Lösung spart Zeit und Ressourcen und verschafft den Kommandanten eine Entlastung in Sachen vordienstlicher Aufgaben und Personalmanagement.

16.08.2021 | Kommunikation Kommando Ausbildung, Michael Senn

©VBS/DDPS, Gino Knöpfel

Von Anfang März bis Mitte Juli wurden rund 60'000 Marschbefehle mit dem neuen QR-Code versendet. Er befindet sich auf der unteren Hälfte der Rückseite und ist mit einer kurzen Anleitung versehen. Scannt man den Code mit einem QR-Code-Scanner, führt er auf www.urlaubsgesuche.ch. Über 3500 Armeeangehörige aus rund 800 militärischen Verbänden haben seither bereits von dem Angebot Gebrauch gemacht. Die Metadaten der Armeeangehörigen, also Grad, Vorname, Nachname, die Versichertennummer sowie die zuständige Einheit, sind bereits im QR-Code in verschlüsselter Form vermerkt. Die Armeeangehörigen müssen die Angaben nur noch bestätigen und ein Login erstellen.

Zeitersparnis für Kommandanten

Für die Kommandanten bedeutet die Applikation eine administrative Entlastung. Das System erlaubt es ihnen, alle eingegangenen Urlaubsgesuche in einer Übersicht (Dashboard) zu haben. Die Gesamtanzahl und eine Unterteilung in eingetroffene, bearbeitete, offene und an-, respektive abgelehnte Gesuche können dargestellt werden. Für die grösste Zeitersparnis sorgt allerdings der einfache Datenexport aus der Webapplikation und der nachfolgende Import in die Anwendung MIL Office, der Software für Personal, Buchhaltung und Planung der Armee. Bislang mussten die Angaben aus den Urlaubsgesuchen manuell ins System übertragen werden, was mit deutlich mehr Zeitaufwand verbunden und fehleranfällig war.

Reibungsfreie Lancierung

Die Applikation wurde vor der Inbetriebnahme eingehend und unter Einbezug der Truppe getestet. Dadurch konnten nicht nur viele Mängel behoben, sondern auch gewisse Wünsche und Verbesserungsvorschläge der testenden Kommandanten berücksichtigt und integriert werden. Der Start Anfang März verlief deshalb weitgehend problemlos. Die in der Applikation einsehbare Hotline der Herausgeberin Personelles der Armee kann zudem bei vereinzelten blockierten Logins oder Ähnlichem behilflich sein.

Fortschreitende Digitalisierung

Die bisherigen Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Vor allem die Benutzerfreundlichkeit und die moderne Gestaltung werden gelobt. Bei der Applikation handelt es sich um einen vorgezogenen Bestandteil einer zukünftigen interaktiven Lösung, welche die administrativen Prozesse zwischen der Miliz und der Militärverwaltung (Bund, Kantone Truppe) vereinfachen wird. Sie kann demnach als Teilerfolg auf dem Weg zur Digitalisierung der Armee betrachtet werden. Und dies vor allem, weil sie die Truppe und deren Bedürfnisse in den Vordergrund stellt - denn nur so macht Digitalisierung Sinn.