Microsoft 365 in der Miliz eingeführt – für eine effiziente Zusammenarbeit
Die Einführung von Microsoft 365 (M365) für die Miliz ermöglicht ein effizienteres, moderneres Arbeiten und einen einfacheren Austausch zwischen Teammitgliedern. Das 2022 gestartete Projekt endet Ende 2024. Insgesamt wurden 990 Kommandanten und Superuser geschult, die künftig rund 9000 Milizangehörige bei Fragen zu M365 unterstützen können.
Mit der Einführung von M365 setzt die Schweizer Armee auf eine vernetzte, agile Arbeitsweise, die die Anforderungen der Milizangehörigen berücksichtigt. Die Zielgruppe, zum Beispiel Kommandanten von Verbänden, arbeitet oft mit privaten mobilen Endgeräten; zum Beispiel Laptops oder Tablets. Geräte der Armee werden fast nur während der Wiederholungskurse genutzt. «Deshalb muss unsere Zielgruppe auf einer sicheren, standardisierten Plattform von überall zugreifen können, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen», erklärt Projektleiter Marc Roth. Dank M365 können Milizangehörige Dokumente effizient als Team bearbeiten, Aufgaben leichter verteilen, Termine planen und Umfragen rasch durchführen. «Die Plattform Teams ist dabei zentral und unterstützt die Zusammenarbeit in den Verbänden. So liessen sich zum Beispiel bereits zahlreiche zeitaufwendige Rapporte vor Ort durch Onlinesitzungen ersetzen», sagt Marc Roth.
Erfolgreiche Schulungen
Die Einführung von M365 begann 2022. Die letzten Schulungen enden im September 2024 und das Projekt wird Ende Jahr abgeschlossen. Insgesamt wurden 990 AdA direkt ausgebildet, davon 500 Kommandanten. Letztere erhielten eine zweistündige Onlineschulung, die Superuser einen eintägigen Kurs vor Ort. Alle Schulungen wurden in Deutsch und Französisch durchgeführt. Die Rückmeldungen waren positiv. «Wir erhielten eine Note von 4,3 auf einer Skala von 1 bis 5», so Roth. Der Erfolg basiere auf dem Wunsch der Milizangehörigen nach modernen Lösungen und ihren Vorkenntnissen aus der Privatwirtschaft.
Superuser als Unterstützer
Alle Superuser besitzen Admin-Rechte und können Accounts eröffnen. Sie unterstützen rund 9000 Milizangehörige bei der Arbeit mit M365. Eine Communityplattform fördert den Austausch der Superuser. Wer als Nutzer mehr über M365 lernen möchte, nutzt die integrierte Trainingsplattform.
Zusätzliche Pilotprojekte
Parallel zur M365-Einführung laufen Pilotprojekte in zwei Bataillonen, bei denen Prozesse der Logistikbasis der Armee (LBA) integriert wurden. Bisher erfolgten Materialbestellungen oft manuell über lange PDF-Listen. Neu greifen alle Beteiligten via M365 auf dieselben Excel-Dateien zu. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
Kulturwandel nötig
Das Projektteam aus drei internen und fünf externen Mitarbeitenden ging von Anfang an agil vor. So wurden zum Beispiel Schulungen regelmässig angepasst, um auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden einzugehen. Rückmeldungen der Nutzer wurden in das Projekt integriert. «Die Einführung von M365 in der Miliz bedeutet nicht nur den Einsatz neuer Technologie, sondern unterstützt den Kulturwandel in der Zusammenarbeit ganz im Sinn der Vision 2030», betont Marc Roth. Mit M365 werde sich die Arbeit in der Miliz stark verändern; mehr Austausch und eine erleichterte Zusammenarbeit würden die Milizangehörigen entlasten, ergänzt er. Er betont, dass alle selbst bestimmen, wie intensiv und für welche Anwendungsfälle sie M365 nutzen möchten.
«Wir haben eine effiziente, zielgerichtete Einführung in M365 für die Miliz erhalten.»
Stabsadjutant Thomas Engler hat die Einführung von Microsoft 365 (M365) im Infanterie Bataillon 61 als Superuser erlebt. Wir haben ihn nach seinen Erfahrungen gefragt.
Herr Engler, wie haben Sie die Einführung von M365 erlebt?
Wir haben eine effiziente, zielgerichtete Einführung in M365 für die Miliz erhalten. Wichtige Fragen wie der Ablauf des Onboardings und die Abgrenzung zu bestehenden Systemen wurden transparent erklärt. Auch nach der Schulung bietet das M365-Super-User-Team weiter Austauschmöglichkeiten.
Welche Lehren haben Sie aus den Schulungen gezogen?
Alle AdA, einschliesslich Neuzugänge, müssen schnell onboarded und kontrolliert werden. Die Daten des MIL-Clients «Share» werden in MS Teams migriert, begleitet von einer Erklärung der Datenstruktur. Der Wechsel zu M365 und die Erwartungen daran werden klar kommuniziert, anfangs auch mit Remindern über früher genutzte Kanäle wie Threema oder E-Mail.
Wie hat sich Ihre Arbeitsweise durch M365 verändert?
Wir können nun private Arbeitsgeräte für unsere Arbeit nutzen, was besonders bei vordienstlichen Tätigkeiten ein effizienteres Arbeiten ermöglicht. Sehr hilfreich sind auch technische Neuerungen wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten.
Einführung von M365 in Bundesverwaltung
Microsoft 365 wird bis Ende 2025 in der gesamten Bundesverwaltung eingeführt. Der Prozess läuft bereits seit Mitte 2023 und wird vom Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI) der Bundeskanzlei verantwortet.