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Buchhaltung

Alle getätigten Ausgaben der Einheit müssen in der Buchhaltung verbucht sein. Alle zulässigen Ausgaben sind im Verwaltungsreglement (VR) geregelt.

Die Einnahmen und Ausgaben aller Kassen sind durch Belege (Formulare oder Originalrechnungen) auszuweisen. Die Belege haben alle zur Überprüfung notwendigen Angaben in Bezug auf Ort und Datum, Rechnungssteller, Art und Beschaffenheit der Waren, Inhalt, Berechtigung, Zweck und Verwendung des Rechnungspostens zu enthalten; summarische Rechnungsstellung ist nicht gestattet.

Gundsätzlich steht der Kredit für Ausgaben zur Verfügung, die im dienstlichen Interesse der Einheiten und Stäbe getätigt werden. Diese Bedürfnisse haben Priorität vor allen Anderen. Die nicht beanspruchten Kredite verfallen jeweils per 31. Dezember und können folglich nicht auf das nächste Jahr übertragen werden.

In erster Priorität muss der Kommandantenkredit für die Bedürfnisse der besoldeten AdA verwendet werden.

In zweiter Priorität steht der verbleibende Kredit dem Kommandanten für Ausgaben zur Verfügung, welche aus Repräsentationsaufgaben (nach Innen und Aussen) entstanden sind. Diese Ausgaben sind jedoch nur dann zulässig, wenn alle Bedürfnisse der besoldeten AdA gedeckt sind.

Eine Liste, mit den bewilligten und nicht zugelassenen Ausgaben steht im Anhang 6 des Verwaltungsreglements zur Verfügung.


In der Grundausbildung kann den Teilnehmern an Besuchstagen (Besucher und Armeeangehörige, welche sich im Dienst befinden) eine einfache Mahlzeit aus dem Truppenhaushalt abgegeben werden. Für die Beschaffung von Verpflegungsmittel und Einweggeschirr kann pro Teilnehmer und Angehöriger der Armee zu Lasten der Dienstkasse (GVF 39) fünf Franken zur Verfügung gestellt werden. Der Schulkommandant bestätigt die Richtigkeit der Schlussabrechnung.

Vorgängig ist ein Budget für den Besuchstag beim Truppenrechnungswesen einzureichen.


Ein Kredit für Behördentage steht den Chef Kom D der grossen Verbände zur Verfügung.

Für diesen Anlass muss der  Truppenkörper  einen Kreditantrag mit Budget sowie mit Unterschrift des Kommandanten erstellen.  Die Bewilligungsinstanz ist der Grosse Verband. Die Bewilligung ist der Truppenbuchhaltung beizulegen.

Die Kredite werden durch das Truppenrechnungswesen der Armee festgelegt und den Kommandanten bis am 1. Oktober des Vorjahres mitgeteilt.


Ein Kredit für die Brevetierungsfeiern in Kaderschulen steht zur Verfügung.

Für die Benutzung dieses Kredites ist ein Kreditgesuch mit dem korrekten Formular dem Truppenrechnungswesen zuzustellen. Die Ansätze verstehen sich immer pro Aspirant. Wenn immer möglich sollen die Beförderungsapéros mit eigenen Mitteln (Truppenhaushalt) zubereitet werden.

Nach dem Anlass ist der Truppenbuchhaltung eine Abrechnung anhand des Formulares Kostenzusammenstellung beizulegen. Zusätzliche Mittel für Beschallung, Räumlichkeiten, Musik (wenn kein Militärspiel zugewiesen wurde) oder Blumen können separat zum Betrag pro Asp beim Truppenrechnungswesen beantragt werden.


Für mögliche Ausgaben die nicht ordentlich gemäss Verwaltungsreglement abgerechnet werden können, muss vorgängig dem Truppenrechnungswesen ein Gesuch eingereicht werden. Das Gesuch muss alle für die Beurteilung notwendigen Punkte enthalten. Zudem ist eine gültige Offerte beizulegen. Das Gesuch kann schriftlich dem Truppenrechnungswesen, oder per Email an truppenrechnungswesen.lba@vtg.admin.ch eingereicht werden. Reichen Sie Gesuche frühzeitig ein! Die Bewilligung ist jeweils der Abrechnung beizulegen.


MIL Office (Version 5) wurde komplett neu entwickelt um Bedürfnisse der Truppe, der Verwaltung und des Zivilschutzes bestmöglich abzudecken. Das System ist webbasiert.

Mehr Informationen unter: https://www.vtg.admin.ch/de/service/info_trp/miloffice.html


Formulare

  • Regelung betreffend der Besuchstage
    Regelung der Logistikbasis der Armee betreffend der Verpflegung anlässlich der Besuchstage im Grundausbildungsdienst (AGA / FGA / VBA 1 / OS / LG für höh Uof) sowie dem Transport von zivilen Besuchern
    19.09.2016 | PDF, 2 Seite[n], 88 KB, Deutsch
  • Budget an Besuchstagen
    Budget für die Verpflegung an Besuchstagen in der Grundausbildung
    19.09.2016 | PDF, 2 Seite[n], 465 KB, Deutsch
  • Kostenzusammenstellung an Besuchstagen
    Kostenzusammenstellung für die Verpflegung an Besuchstagen in der Grundausbildung
    19.09.2016 | PDF, 2 Seite[n], 108 KB, Deutsch

FAQ

Buchhaltung

Gebindekosten dürfen gemäss den Liefervereinbarungen der Schweizer Armee nicht über die Dienstkasse bezahlt werden. Haben Sie den Betrag mit der Postcard bezahlt, ist jedoch der ganze Betrag, inklusive der Gebinde, zu buchen, da ansonsten eine Kontendifferenz entsteht. Der entsprechende Betrag der Gebinde ist danach mittels des GVF 54 bar in die Kasse einzunehmen.

In diesem Fall können Sie gemäss VR 3220 vorgehen. Die Person muss CHF 7.00 für das Morgenessen sowie CHF 10.00 für das Mittag- und Abendessen bezahlen. Der Betrag kann mittels des GVF 53 in der Buchhaltung eingenommen werden. Auf dem Beleg müssen die Namen sowie das Datum des Essens ersichtlich sein.

Sollten die Personen einen speziellen Wunsch betreffend des Essens haben (Menü entspricht nicht dem normalen Essen der besoldeten Truppen), ist der effektive Preis der Warenkosten zu verrechnen. Der Betrag ist ebenfalls über den GVF 53 einzunehmen. Die Namen der Teilnehmer, das Datum sowie das abgegebene Menü müssen auf dem Beleg aufgeführt werden.

In den Rekrutenschulen besteht für diese Anlässe Dritter ein entsprechendes Kontrollformular, das geführt werden muss.

Die derzeit gültigen Limiten finden Sie im VR Anhang 6, diese betragen im Moment CHF 1'000.00 pro Kp sowie CHF 2‘000.00 für Bat und Abt Stäbe. In den Rekrutenschulen sowie für Kaderschulen werden die Kredite jeweils Ende Jahr für das folgende Kalenderjahr in Form einer Vereinbarung abgesprochen.

Seit dem 01.01.2020 müssen die Kassen mit MILO5 geführt werden und die Kassenbücher mit der Buchhaltung eingeschickt werden. Sollten Sie noch Bewegungen nach der Abgabe der Buchhaltung haben (Infrastruktur- oder Materialrechnungen sowie Auflösungsbelege), können Sie diese auf dem Kassenbuch per Hand nachtragen und die entsprechenden Belege ebenfalls der Buchhaltung beilegen.

Sollten Sie Fleisch, Milchprodukte oder Eier eingekauft haben, deren Herkunft nicht in der Schweiz ist, haben Sie Produkte eingekauft, die nicht den Grundlagen gemäss VR 3213 entsprechen. Der Einkauf solcher Produkte ist verboten.

Gesuche

Wenn Sie eine Ausgabe planen, welche gemäss Verwaltungsreglement nicht geregelt ist, ist immer ein Gesuch nötig. Zudem sind Blumen, Musik und Saalmieten bei Beförderungsfeiern bewilligungspflichtig.

In der Regel werden Gesuche innerhalb von 3 Arbeitstagen bearbeitet. Sind weitere Abklärungen nötig, kann diese Frist nicht immer eingehalten werden.

Ja. Reichen Sie hierzu ein Gesuch und eine Offerte ein. Auf dem Gesuch müssen mindestens folgende Punkte geklärt sein:

  • Warum ist eine mobile Toilette nötig?
  • An welchem Standort wird die Toilette aufgestellt?
  • Wie lange wird die Toilette benötigt?
  • Wie viele Personen benützen die Toilette?

Falls Angehörige der Armee in privaten Gebäuden untergebracht werden, muss vorgängig beim Truppenrechnungswesen ein Gesuch eingereicht werden. Auf dem Gesuch müssen mindestens folgende Punkte geklärt sein:

  • Wer ist der Logisgeber?
  • Wie viele AdA, (inkl Grad) werden in privaten Gebäuden untergebracht?
  • Wie viele Nächte dauert die Belegung?
  • Wie hoch ist der Preis pro Nacht?

Bergbahnen Personen:

Die Benützung von Bergbahnen (z.B. Stanserhorn- oder Jungfraubahn) für Transporte ist nur zulässig, wenn der gleiche Zweck innert nützlicher Frist nicht mit truppeneigenen Mitteln erreicht werden kann (Bewilligunginstanzen gem. VR Anhang 7, Ziffer 2.2.5).

Die Bezahlung erfolgt zu Lasten der Dienstkasse.

Bergbahnen Güter:

Die Benützung von Bergbahnen (z.B. Stanserhorn- oder Jungfraubahn) für Transporte ist nur zulässig, wenn der gleiche Zweck innert nützlicher Frist nicht mit truppeneigenen Mitteln erreicht werden kann.

Für die Bewilligung dieser Transporte sind zuständig:

  • LBA, Verkehr und Transport
     

Die Bezahlung erfolgt zu Lasten der Dienstkasse.

Einrückungs- Entlassungs- und Urlaubstransporte sowie Transporte für den Ausgang:

Die Kosten können ohne Bewilligung (max. 5 kilometer Fahrtweg) des Truppenrechnungswesens über die Dienstkasse abgerechnet werden. Zusätzliche Leistungen sind durch die LBA (Truppenrechnungswesen) zu bewilligen.

Fähren (Schiff):

Personen < 50 AdA mit MBK ohne Bewilligung

Personen > 50 AdA mit MBK und Bewilligung Kdt Gs Vb

Fahrzeuge siehe Bahnverlad

Bahnverlad:

  • Abrechnung über Dienstkasse
  • < 500.00 CHF schriftliche Bewilligung durch Schulkdt (GAD)
  • < 500.00 CHF schriftliche Bewilligung durch Tr Kö Kdt (ADF)
  • > 500.00 CHF schriftliche Bewilligung durch Kdt Gs Vb/LVb

 

Transport Besucher am TdA:

  • An Besuchstagen ist das Mitführen von Zivilpersonen in Fahrzeugen mit M-Nummer erlaubt, ebenso in militärischen Übungen, bei Notfällen, Truppeneinsätzen oder militärischen Anlässen wie zum Beispiel dem Zukunftstag. Die genauen Vorschriften sind im VMSV unter dem Artikel 47 „Bewilligt Ausnahmen von Mitführen von Zivilpersonen“ zu finden.
  • Müssen zivile Besucher vom nächstgelegenen Bahnhof oder Parkplatz zum Truppenstandort und zurück transportiert werden, können dafür Transportunternehmungen des öffentlichen Verkehrs berücksichtigt werden, wenn eine Bewilligung des Truppenrechnungswesens vorliegt (VR Anhang 7, Ziffer 2.2.7).
 


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