print preview Zurück zur Übersicht Startseite

SWISSCOY Update - Bescheidenheit bei der Gästebetreuung

Diskretion, Bescheidenheit und Perfektion: diese drei Eigenschaften machen Fachoffizier René Hälg, den Deputy Chief of the Joint Visitors Bureau der KFOR, aus. Steht in der Mission im Kosovo ein internationaler Besuch einer hochrangigen Person an – beispielsweise aus Politik oder einer Streitkraft – ist er der Mann, der im Hintergrund für das Einhalten des Protokolls sorgt. Wobei «Protokoll» auch mit «Stolpersteine aus dem Weg räumen» gleichgesetzt werden kann. Im Interview mit Fachoffizier Michelle Steinemann, PIO der SWISSCOY 44, erklärt er, was es für Steine gibt und wie er diese beseitigt.

07.09.2021 | Fachoffizier Michelle Steinemann, Presse- und Informationsoffizierin SWISSCOY 44

SCY_Update_JVB
Fachof René Hälg begleitet den Saceur General Tod D. Wolters beim Besuch im Kloster Decani.

Bereits über mehrere Kontingente hinweg hat Fachoffizier René Hälg die Funktion des Deputy Chief of the Joint Visitors Bureau (JVB) inne. Bei hohen Besuchen der KFOR ist er für die Umsetzung des rund 200 Seiten umfassenden Protokolls zuständig. Darin ist beispielsweise reglementiert, welche Fahne wo stehen muss, wie die Sitzordnung bei einem Essen aussehen soll, wie die Rangordnung der Begrüssungen für zivile und militärische Personen definiert ist, und vieles mehr. Es sind aber nicht nur die vorgeschriebenen Dinge, auf die er achtet. Grosse Faux-pas kann es auch bei scheinbar nebensächlichen Dingen geben, die ein ungeschultes Auge gar nicht erkennen würde. Doch René Hälg hat vor seinem Einsatz im JVB viele Jahre in Hotels in der Schweiz und im Ausland gearbeitet und kennt sich bestens aus im Umgang mit anspruchsvollen Gästen.

 

PIO: Lieber René, mit dem Begriff «Besuch» verbindet man in der Regel einen entspannten Abend mit Freunden. Was löst es bei dir aus, wenn du hörst, dass «Besuch» kommt?

 

Fachof René Hälg: Jede Ankündigung eines hohen Besuchs ist für mein Team und mich das Signal, die Motoren des Planungsprozesses zu starten. So waren wir beispielsweise beim Besuch des NATO-Generalsekretärs, Jens Stoltenberg, während drei Wochen mit dem Ausarbeiten des detaillierten Besucherprogrammes beschäftigt.

 

Wie sehen diese Vorbereitungen aus?

Aufgrund der Anfrage und den Bedürfnissen der hochrangigen Personen, die bei der KFOR zu Besuch kommen erstellen wir einen Entwurf des Besuchsprogramms. Diesen lege ich dem KFOR-Kommandanten vor. Danach geht es darum, die Details auszuarbeiten und alle involvierten Stellen an einen Tisch zu bringen und Schritt für Schritt durchzugehen. Das bedeutet eine Koordination zwischen der Militärpolizei, der Kommunikation, der Sicherheitsdienste, dem kosovarischen Staatsprotokoll, den Airport-Verantwortlichen und vielen mehr.

 

Wie weit gehen diese Planungen?

Ich muss im Vorfeld alle Stolpersteine erkennen und entschärfen. Deshalb laufe ich alle Wege ab, die der Gast nimmt und inspiziere auch die Räume für die Meetings. So setze ich mich z.B. in den vorgesehenen Stuhl dieser Person und versuche immer ihre jeweilige Perspektive einzunehmen.

 

Und auf was achtest du dabei?

Es sind mehrere Dinge: Kann die Besucherin oder der Besucher aus religiösen Gründen etwas nicht essen oder trinken? Könnte sie sich durch eine starke Klimaanlage gestört fühlen oder ist der Boden rutschig, wenn er nass ist? Wenn ich weiss, dass eine kleinere Frau dabei ist, die einen Rock tragen könnte, dann wäre es ihr vielleicht unangenehm in einem tiefen Sessel sitzen zu müssen, von dem sie fast nicht mehr hochkommt. Vielleicht sind Bilder oder Skulpturen in den auswärtigen Meetingräumen nicht angebracht, da sie unter Umständen historische Feindseligkeiten porträtieren. Und wichtig im Balkan: immer genügend Regenschirme dabei haben, weil das Wetter so schnell ändert.

 

Wie lange ist dafür deine Check-Liste? Und was ist das Schwierige an deiner Arbeit?

Ja, die Checkliste ist wirklich lang (lacht). Aber mittlerweile kenne ich sie fast auswendig. Mit der Erfahrung kann ich jetzt in einen Raum gehen, mich umsehen und weiss, was zu ändern ist. Herausfordernd war beispielsweise beim Besuch des NATO-Generalsekretärs die Koordination von Helikopter- und Strassenverschiebungen. Da bin ich sehr froh um die professionelle Unterstützung der Internationalen Militärpolizei. Eine weitere Herausforderung sind grosse Delegationen, bei denen verschiedene Programme gleichzeitig an unterschiedlichen Orten ablaufen.

 

Was hast du bei all diesen Besuchen schon gelernt?

Dass ich auch als Militär nicht in der Ruhnstellung dastehen sollte, weil die internationalen Personenschützer es als Bedrohung sehen könnten, wenn sie meine Hände nicht sehen. Aber auch, dass die hohen Gäste es nicht mögen, wenn man vor Ehrfurcht fast in Ohnmacht fällt. Sie zeigen sich sehr dankbar, ebenso deren Mitarbeitenden und Assistenten.

 

Überspitzt gesagt: Deine Funktion klingt nach einer Arbeit für pingelige Leute. Was motiviert dich daran?

Ich kann ausserhalb der Arbeitszeit eine heitere Person sein. Doch sobald es darum geht (zeigt auf das Protokoll) herrscht bei mir Nulltoleranz. Ich bin gerne Dienstleister und schaue gerne auf das Wohl anderer. Es erfüllt mich am Ende des Tages mit Stolz, wenn der Kommandant KFOR mir auf die Schulter klopft und sagt «Well done, René.»