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IT-Hardware-Logistik während Corona

Während des Lockdowns im letzten Frühling wurde den Mitarbeitenden des VBS empfohlen, ihrer Arbeit möglichst von zu Hause aus nachzugehen. Für das Maintenance and Repair Center der Führungsunterstützungsbasis, zuständig für die reibungslose Auslieferung der IT-Hardware der Verteidigung, war die Umstellung auf Homeoffice eine Bewährungsprobe.

27.01.2021 | Kommunikation Verteidigung, Kristelle Plüss und Anna Muser

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Bei dringenden Problemen machte das MRSC während des Lockdowns auch Heimlieferungen und bot vor Ort Unterstützung an. © VBS/DDPS, Sina Guntern

Die ausserordentliche Lage im Frühling hat auch das Maintenance and Repair Center (MRC) kalt erwischt. Nach der Homeoffice- Empfehlung kam es beim MRC zu deutlich mehr Anfragen nach IT-Geräten wie Headsets, Notebooks und Geräten für Telefonkonferenzen. Um effektiv und rasch handeln zu können, bot das MRC bei dringlichen Problemen gar Heimlieferungen und Unterstützung vor Ort durch die User Supporter an.

Durch Anpassungen zur Effizienz

Um ihre Leistung weiterhin erbringen zu können, schaltete der Betrieb während einiger Wochen vom normalen Tagesrhythmus auf einen Halbtagesrhythmus um. Das heisst, halbtags wickelte die erste Gruppe den Rückschub und die Bestellungen der Kunden ab und die zweite Gruppe den Versand und die Instandhaltung. Dies erlaubte zudem mehr Präsenzstunden für Arbeiten, die das Team des MRC nicht im Homeoffice erledigen konnte. Ausserdem wurde zum Schutz der Mitarbeitenden der Personenverkehr innerhalb des MRC angepasst. So hatten externe Mitarbeitende oder Partner während des Lockdowns keinen Zutritt zum Betrieb.

Zu Beginn waren die Kommunikation und die Koordination zwischen den beiden Gruppen eine Herausforderung. Die Mitarbeitenden mussten innert kurzer Zeit zwei verschiedene Arbeitsrhythmen annehmen und trotzdem noch einen klaren Wissenstransfer aufrechterhalten. Theodor Müller, Chef des Maintenance Repair and Service Center (MRSC), ist sehr zufrieden mit der schnellen Anpassungsfähigkeit seiner Mitarbeitenden. «Wir haben eine hohe Resilienz im Team festgestellt und waren erfreut, dass die Kommunikation zwischen den beiden Gruppen so gut funktioniert hat», sagt Müller.

Bewährungsprobe gemeistert

Aufgrund der zahlreichen Anfragen sanken zu Beginn des Lockdowns die Lagerbestände sehr rasch. Das Team des MRC erhielt bei Nachbestellungen vermehrt Meldungen über Lieferengpässe, da auch andere Lager in Europa leer waren. Als Sofortmassnahme wurden einige Geräte zeitweise nicht mehr zur Verfügung gestellt. «So konnten wir eine Reserve bilden und bei Anfragen entsprechende Prioritäten setzen», erklärt Theodor Müller. Mit dem Einsatz des MRC hat die Führungsunterstützungsbasis bewiesen: Auch in Krisenzeiten werden keine Aufwände gescheut, um die Leistung weiterhin erbringen zu können.

Massnahmen des MRC

Die sechs Mitarbeitenden des MRC mussten sich im März zusammen mit der Leitung in zwei autonom arbeitende Gruppen aufteilen. In dieser Konstellation haben sie sich dann im Wochenrhythmus in der Vormittags- und Nachmittagsschicht abgewechselt, um mögliche Kreuzansteckungen zu verhindern und das Tagesgeschäft im Falle einer Ansteckung in der einen Gruppe mit dem Einsatz der zweiten Gruppe aufrechterhalten zu können. Denn sowohl die Konfektionierung als auch der Versand, die Rücknahme sowie die Instandhaltung sämtlicher IT-Geräte mussten auch während der Krise sichergestellt werden.

Kapazität auch für Ausserordentliche Fälle

Beim Kommandanten Luftwaffe kam es während der zweiten Corona-Welle zu einem Spezialeinsatz. Dessen Smartcard wurde  abends aufgrund einer technischen Störung gesperrt. Um das Problem schnell zu beheben, fuhren zwei Mitarbeitende des MRSC auf den Flugplatz Alnach. Während nach einer Lösung des anfänglichen Problems gesucht wurde, stürzte auf dem Ersatzgerät zusätzlich die Harddisk ab. Aufgrund dessen musste noch am selben Abend zweites ein Ersatzgerät zum Kommandanten Luftwaffe nach Hause geliefert werden. Wegen dieses Notfalls waren die Spezialisten des MRSC knapp fünf Stunden im Einsatz. Für diesen Einsatz hat das zuständige Team dann auch vom Kommandant Luftwaffe ein äusserst positives Feedback erhalten.