Organisation von Besuchen und Anlässen
Militärische Feierlichkeiten und Besuche sind Anlässe, an denen sich die offizielle Schweiz präsentiert. Deshalb sind die entsprechenden Vorgaben und Normen des Protokollreglements der Schweizerischen Eidgenossenschaft zu beachten (siehe unter «Grundlagen»). Die rechtzeitige Vorbereitung in einer Projektorganisation sowie die straffe Führung während der jeweiligen Anlässe sind Voraussetzung für das Gelingen. Das Militärprotokoll leitet die Besuche des Chefs VBS und des Chefs der Armee. Bei weiteren Besuchen und Anlässen bestimmt die Gastgeberin oder der Gastgeber die entsprechende Projektleitung.
Militärische Feierlichkeiten und Anlässe
Bei Rapporten, Beförderungen, Konferenzen und Verabschiedungen sind die Traditionen der Truppe, der Regionen und der Kantone angemessen zu berücksichtigen. Für eine korrekte und gelungene Umsetzung dient in erster Linie der «Behelf für Adjutanten der Gs Vb und Trp Kö» (Arbeitshilfe 51.034; siehe unter «Grundlagen»). Fragen zur Beflaggung und zum militärischen Zeremoniell sind im Reglement «Der Umgang mit Fahnen, Standarten und Fanions (Fahnenreglement)» (Reglement 51.340, siehe unter «Grundlagen») geregelt. Weitere wichtige und interessante Informationen finden sich unter den diversen Dokumenten (siehe unten).
Besuche ausländischer Gäste
Bei Besuchen ausländischer Delegationen sind die Vorgaben der Gastgeberin oder des Gastgebers mit den Wünschen des erwarteten Gastes in Einklang zu bringen. Der Rahmen wird grundsätzlich durch das diplomatische Protokoll gegeben, welches folgende Besuche definiert:
- Staatsbesuch: Bundespräsidentin oder Bundespräsident, militärische Ehren;
- Offizieller Besuch: repräsentativ, militärische Ehren;
- Arbeitsbesuch: Gespräche stehen im Zentrum;
- Höflichkeitsbesuch: Gespräch von 20 bis 30 Minuten;
- privater Besuch: kein Treffen offizieller Stellen.
Planung von Besuchen und Anlässen
Nebst den inhaltlichen, protokollarischen und finanziellen Vorgaben bedingt es insbesondere der raschen Abklärung von Dauer, Übernachtungen und Anzahl Teilnehmende seitens der Gäste und der Gastgeberin oder des Gastgebers. Die Reservation von Örtlichkeiten gehört zu den Sofortmassnahmen.
Kulturkreis, Rangfolge, Religion, gesundheitliche Aspekte, Sitzordnungen etc. sind ebenfalls bereits in die Planung einzubeziehen. Auch zu diesen Themen finden sich eine Vielzahl wichtiger und interessanter Informationen unter den diversen Dokumenten (siehe unten).
Organisation von Besuchen und Anlässen
Der Empfang am Flughafen, Transporte, Sicherheit, Unterbringung, Mahlzeiten und die Konferenzorganisation ist bei hohen internationalen Besuchen vorgesehen. Die Beurteilung der Gefährdung wird durch das Bundesamt für Polizei fedpol vorgenommen. Entsprechend wird die Kantonspolizei oder alternativ die militärische Sicherheit für die Begleitung beauftragt.