Collaboration et efficacité dans l’administration des CR : une formation de superutilisateur destinée aux militaires de milice
Collaboration et efficacité dans l’administration des cours de répétition : une formation de superutilisateur destinée aux militaires de milice. 650 commandants et 400 superutilisateurs reçoivent, depuis le deuxième semestre 2023, une formation à Microsoft 365. Ils apprennent à employer efficacement les outils de collaboration dans leurs tâches de planification et d’accompagnement administratif des cours de répétition (CR). Le but est de réduire de façon significative la charge de travail des cadres de milice en dehors du service.
Des montagnes de listes Excel, d’innombrables versions de documents Word et des courriels s’amoncelaient jusqu’à maintenant sur les bureaux des commandants et de leurs états-majors en période de préparation et de suivi administratif des cours de répétition (CR). Du concept logistique à la mosaïque que représente la planification hebdomadaire de l’occupation des infrastructures, en passant par la gestion des tâches affectées à plusieurs centaines de militaires à l’échelon du bataillon, de l’unité ou du groupe, ce n’est pas le travail de bureau qui manque, à effectuer en dehors des jours de service proprement dits. L’échange de données et la gestion commune des documents étaient une expérience particulièrement fastidieuse. Et il s’agit d’une tâche effectuée par les cadres de milice, précisément des personnes qui sont souvent aussi sous pression professionnellement.
Tout sur une seule et même plateforme
La charge de travail administratif pour la préparation et le suivi des CR devrait être dorénavant considérablement allégée. Les tâches à effectuer restent exigeantes mais elles seront désormais gérées au moyen de Microsoft365 (M365). Le programme peut être installé sur tous les appareils, privés et militaires, et permet de collaborer de façon courante, transparente et efficace. Dans sa vision élaborée en 2020, le commandement de l’armée a relevé le potentiel de la digitalisation utilisée dans l’interaction avec la troupe. En 2022, il a été décidé de mettre M365 à la disposition de cette dernière. Des essais à la troupe ont été réalisés entre fin 2021 et mi-2023 au sein d’une brigade d’aide au commandement et d’un groupe des Forces aériennes. Ils ont montré des résultats positifs quant à l’allègement de la charge de travail.
Formation d’un groupe hétérogène
« Lors des essais pilote, les participants nous ont priés de leur laisser la licence M365, car cela leur simplifiait clairement la tâche en dehors du service », explique Theresa Hammer, l’une des deux formatrices de isolutions SA, l’entreprise partenaire de l’armée dans ce projet. Elle se réjouit de l’ouverture et de l’enthousiasme de ces utilisateurs en uniforme. La formation pose des défis de nature diverse. Il s’agit pour la première fois d’amener au même niveau des utilisateurs professionnels expérimentés et ceux qui découvrent M365 durant le cours. On leur enseigne non seulement à communiquer avec Microsoft Teams, mais aussi à connaître l’outil de planification pour la gestion des tâches du CR et le traitement des documents. Ils disposent également d’applications spécialisées de l’armée.
Marie Terrana, la deuxième formatrice, souligne : « Une bonne discipline dans le classement des fichiers est un facteur crucial, tout particulièrement dans le cas d’une plateforme de collaboration. » Liant la théorie à la pratique, elle compare la mise en place de canaux individuels à l’aménagement des pièces dans un appartement.
Pour Marc Roth, chef de projet de l’armée, la mise en œuvre rapide de la formation est un point capital. « Nous en sommes à environ 65 %. Contrairement aux superutilisateurs, les commandants sont formés à distance avec un programme court. » Tous les utilisateurs devraient avoir reçu la formation d’ici fin 2024. Ils pourront ainsi effectuer en dehors du service les tâches administratives liées aux CR en utilisant leurs comptes et leurs appareils privés.
